Tout le cycle de la gestion locative

Référentiel

• Immeubles : adresse, parcelle, valeur et police ECAP, année de construction, surface, taux de frais de gestion, propriétaires, ancre d'exercice de charges.
• Biens : appartements, locaux, garages, dépôts — numéro interne, étage, surface, nombre de pièces, résidence du propriétaire.
• Locataires et contacts : coordonnées, date de naissance, rôle (locataire, ancien locataire, contact).
• Fournisseurs : raison sociale, IBAN, type (eau, électricité, chauffage, entretien, assurance…), numéro client.
• Assurances : polices par immeuble (bâtiment, RC, dégâts d'eau…), primes, échéances.
• Clés de répartition : pourcentage par bien, contrôle de la somme à 100 %, date d'effet et d'obsolescence.
• Postes de charge : « facture équivalente » qui agrège plusieurs frais saisis à la main (mazout + ramonage + entretien du brûleur…) et les distribue par une clé.

Baux

• Bail par bien et locataire : date d'entrée et de sortie, loyer net, acompte de charges, garantie et banque, indexation, durée, renouvellement, préavis, taux hypothécaire de référence.
• Solde de provision reporté à la reprise depuis une régie, avec note explicative sur les décomptes.
• Avenants : hausse ou baisse de loyer, modification d'acompte, indexation, avec document joint.
• Contrôle des chevauchements : un bien n'a qu'un bail actif à la fois.
• Générateur de bail conforme aux art. 253 ss CO, 17 clauses au choix, sortie A4 prête à signer ; dépôt du PDF signé.

Loyers et QR-factures

• QR-facture conforme Swiss QR-bill v2.2 (norme SIX), référence QRR calculée à partir du bail et du mois, créancier et QR-IBAN de votre compte.
• Facturation unitaire ou en série sur une période ; quittances ; intégration d'un solde de décompte (régularisation) dans la facture du mois.
• Ordres permanents : lettre d'instruction pour le locataire.

Banque et encaissements

• Saisie manuelle des encaissements (loyer, acompte, autres, mode de paiement, mois concerné).
• Import CAMT 053 : lecture du relevé de votre banque, détection des références QRR, rapprochement automatique avec les baux, exclusion des doublons.
• Récapitulatif par bail : attendu, encaissé, mois payés, dernier paiement, diagnostic de retard.
• Mouvements de gestion : produits et charges divers, apports et prélèvements du propriétaire (neutres au résultat).

Décomptes annuels de charges

• Calendrier d'exercices de charges propre à chaque immeuble, décorrélé de l'année civile : périodes libres, exercice de recadrage possible.
• Sources : factures fournisseurs avec imputations récupérables (période de couverture et prorata temporis) et postes de charge.
• Répartition par clé, par bien, puis par bail au prorata des jours d'occupation ; sous-postes conservés tels quels (Gaz, Ramonage…).
• Acomptes rattachés par mois concerné ; solde de provision reporté ; décompte par locataire avec détail du calcul.
• Lettre de régularisation avec proposition d'ajustement de l'acompte mensuel.

Lettres-types

22 modèles fournis, modifiables et complétés automatiquement (expéditeur, destinataire, bail, montants, dates) :

• Loyer : rappel amiable, mise en demeure (art. 257d CO), résiliation extraordinaire pour défaut de paiement (art. 257d al. 2 CO).
• Bail : hausse et baisse de loyer, modification de l'acompte de charges, avis de variation du taux hypothécaire, résiliation ordinaire, bienvenue, confirmation d'état des lieux, restitution de la caution avec décompte final, rappel du règlement de maison, information sur l'ajustement des périodes de décompte.
• Sinistres : déclaration à l'assureur, demande d'intervention, suivi, contestation de décision.
• Fournisseurs et administration : réclamation de facture, résiliation de contrat, demande de devis, mise en demeure, courrier à une autorité.

Historique des lettres envoyées par locataire et par bail.

Sinistres

• Dossier par incident : référence interne, assureur, police, dates, description, tiers responsable, estimation, franchise, remboursement, reste à charge, statut.
• Courriers liés (envoyés et reçus) et pièces jointes (photos, devis, factures, expertises).

Tableau de bord et export

• Compte d'exploitation par immeuble et période : recettes de loyers et d'acomptes, charges récupérables et non récupérables par catégorie, résultat, trésorerie propriétaire.
• Factures fournisseurs : statut, imputations, scan PDF joint, recherche.
• Export Excel : baux, encaissements, factures, décomptes — pour votre comptable ou votre déclaration fiscale.
• Journal des opérations du compte.

Votre compte

• Membres et rôles : propriétaire (tout), collaborateur (gestion sans les réglages bancaires), lecture seule (conjoint, fiduciaire, co-propriétaire).
• Créancier, QR-IBAN, autorité de conciliation, notes de report : propres à votre compte, jamais partagés.
• Impression : documents A4 rendus par votre navigateur — enregistrez-les en PDF d'un clic.