Guide d'utilisation

1. Compte, membres et paramètres

Inscription. Sur portail.100gerance.com, indiquez prénom, nom, e-mail et un mot de passe de dix caractères au moins. Ouvrez le lien de confirmation reçu par e-mail (valable 48 h) : votre compte est créé, vous en êtes le propriétaire.

Paramètres → Créancier. Nom, adresse, NPA, ville tels qu'ils doivent figurer sur vos factures et lettres ; IBAN et QR-IBAN. Le QR-IBAN est indispensable à la référence QRR (rapprochement automatique) : demandez-le à votre banque. Renseignez aussi l'autorité de conciliation de votre canton (utilisée par les lettres) et, si vous reprenez une gestion, la note explicative du solde de provision reporté.

Mon compte. Nom du compte, formule et quota, membres. Invitez un membre par e-mail : propriétaire (tout), collaborateur (toute la gestion sauf les réglages bancaires et la formule), lecture seule. Un invité sans identifiant en crée un via le lien reçu et rejoint votre compte. Vous pouvez aussi y demander une formule, gérer votre consentement aux informations produit et demander la suppression du compte.

2. Immeubles et exercices de charges

Créez l'immeuble : nom, adresse, parcelle, données ECAP, année de construction, surface totale, taux de frais de gestion, propriétaires. Deux réglages pilotent les décomptes de charges :

• Ancre de l'exercice (mois et jour de début) : par défaut le 1er janvier ; réglez 1er juillet si votre fournisseur de chauffage facture de juillet à juin.
• Exercices explicites : périodes concrètes (début, fin, libellé). Dès qu'il en existe une, le calendrier est piloté par elles ; un exercice plus court permet un recadrage (par exemple onze mois pour s'aligner sur les factures du fournisseur). Avant le premier et après le dernier, le calendrier se prolonge par périodes de douze mois.

3. Biens, locataires, fournisseurs

Biens : un par lot (appartement, local, garage, dépôt), avec numéro interne, étage, surface, pièces. Cochez résidence du propriétaire pour un lot que vous occupez : il reçoit sa part de charges mais aucune facture.

Locataires et contacts : coordonnées complètes (elles figurent sur les baux et lettres), rôle. Conservez les anciens locataires : leurs baux et décomptes restent consultables.

Fournisseurs : raison sociale, IBAN, type (eau, électricité, chauffage, entretien, travaux, assurance, taxes…), numéro client. Le type sert de catégorie par défaut aux factures.

4. Clés de répartition et postes de charge

Clés de répartition : par immeuble, un pourcentage par bien, dont la somme doit faire 100 %. Créez-en autant que nécessaire (millièmes, surface, nombre de pièces, parts égales). Une clé peut porter une date d'effet et d'obsolescence.

Postes de charge : une « facture équivalente » que vous composez à la main de plusieurs frais (mazout, ramonage, entretien du brûleur, électricité de la chaufferie, frais administratifs) avec une date de référence et une clé. Le décompte les traite comme des charges récupérables, sous-poste par sous-poste.

5. Baux et avenants

Un bail lie un bien à un locataire : date d'entrée (et de sortie), loyer mensuel net, acompte mensuel de charges, garantie et banque, indexation, durée initiale, renouvellement tacite, préavis, terme de résiliation, taux hypothécaire de référence, conditions particulières. Un bien ne peut avoir qu'un bail actif sur une période : le chevauchement est refusé.

Solde de provision reporté : à la reprise depuis une régie, montant (positif ou négatif) des acomptes non encore décomptés à la date indiquée. Il est intégré au premier décompte et expliqué par la note des paramètres.

Avenants : hausse ou baisse de loyer, modification de l'acompte, indexation — avec date, motif et document. L'avenant met le bail à jour et laisse une trace.

PDF signé : déposez le bail signé sur la fiche ; il n'est accessible qu'aux membres du compte.

6. Facturer les loyers (QR-factures)

Facturer loyers liste les baux actifs du mois. Émettez une facture par bail ou toutes d'un coup pour une période. Chaque facture comporte la section paiement Swiss QR-bill v2.2 avec votre créancier, votre QR-IBAN et une référence QRR unique (année-mois, bail, séquence). Si un décompte définitif laisse un solde pour ce locataire, la facture du mois peut l'intégrer (régularisation). Imprimez ou enregistrez en PDF (voir §13). Les quittances se produisent depuis les encaissements.

7. Encaissements et import bancaire

Saisie manuelle : bail, date d'écriture, mois concerné, montant de loyer, d'acompte et « autres » (frais, remboursements, soldes), mode de paiement, référence. Le mois concerné est ce qui rattache un acompte au bon exercice de charges : renseignez-le toujours.

Import banque (CAMT 053) : exportez le relevé XML depuis votre e-banking, importez-le. Chaque ligne est présentée avec le bail reconnu (référence QRR) ou à rattacher à la main ; les références déjà importées sont ignorées. Validez : les encaissements sont créés, ventilés loyer/acompte selon le bail.

Le récapitulatif par bail montre l'attendu (loyer + acompte × mois échus), l'encaissé, les mois payés, le dernier paiement et un diagnostic (à jour, retard léger, un mois, deux à trois mois, grave). Les écritures « autres » sont exclues du calcul de retard.

8. Factures fournisseurs et imputations

Saisissez la facture : fournisseur, immeuble (ou transversale), bien éventuel, numéro, dates, montants, catégorie, statut (en attente, payée, partielle, contestée), scan PDF. Puis ses imputations : une ou plusieurs lignes avec libellé (c'est le sous-poste du décompte : « Gaz », « Ramonage »…), pourcentage, case récupérable, clé de répartition et, pour les charges de flux (eau, gaz, électricité), la période de couverture. Une facture de février pour la période août–juillet est ventilée au prorata entre les deux exercices concernés.

Les imputations non récupérables (travaux à plus-value, frais du propriétaire) restent à votre charge dans le compte d'exploitation.

9. Décomptes annuels de charges

1. Décomptes → Nouveau : choisissez l'immeuble et l'exercice (proposé par le calendrier).
2. Générez : le moteur réunit les factures récupérables de la période (prorata temporis) et les postes de charge, répartit par clé et par bien, puis par bail au prorata des jours d'occupation, et rattache les acomptes par mois concerné, plus le solde de provision reporté.
3. Contrôlez le détail par locataire (chaque sous-poste, chaque clé, chaque montant), corrigez une imputation si besoin et régénérez.
4. Passez le décompte en définitif : il devient la base des lettres de régularisation et des factures de régularisation.
5. Imprimez le décompte de chaque locataire et la lettre de régularisation, qui propose l'ajustement de l'acompte mensuel (hausse ou baisse selon l'écart constaté).

10. Lettres-types et générateur de bail

Lettres-types : choisissez un modèle, un bail ou une personne ; les variables sont remplies (expéditeur, destinataire, montants, dates, autorité de conciliation) ; ajustez le texte ; imprimez. La lettre est archivée dans l'historique du bail. Vous pouvez modifier les modèles fournis ou créer les vôtres avec le même jeu de variables.

Générateur de bail : depuis un bail, produisez le contrat conforme aux art. 253 ss CO avec les 17 clauses au choix, en A4, prêt à signer.

Ordre d'usage recommandé en cas d'impayé : rappel amiable, puis mise en demeure avec délai de 30 jours et menace de résiliation (art. 257d al. 1 CO), puis résiliation extraordinaire sur formule officielle (art. 257d al. 2 CO).

11. Sinistres

Ouvrez un dossier par incident : type, immeuble/bien/bail concernés, assureur et police, dates de survenance, constat et déclaration, description, tiers responsable, estimation, franchise, remboursement, statut. Joignez les pièces (photos, devis, factures, expertises) et rédigez les courriers liés depuis les modèles (déclaration, demande d'intervention, suivi, contestation). Le dossier conserve tout l'échange.

12. Tableau de bord, mouvements, export

Tableau de bord : par immeuble et période, recettes (loyers, acomptes, autres, produits divers), charges récupérables et non récupérables par catégorie, résultat, apports et prélèvements du propriétaire, trésorerie nette.

Mouvements de gestion : écritures hors loyer et hors facture — produit divers (remboursement d'assurance), charge diverse, prélèvement ou apport du propriétaire (neutres au résultat).

Export Excel : baux, encaissements, factures et décomptes de la période choisie, pour votre comptable ou votre déclaration d'impôt.

13. Impression et PDF

Tous les documents sont des pages A4 rendues par votre navigateur. Cliquez Imprimer / Enregistrer en PDF puis choisissez « Enregistrer au format PDF » dans la boîte de dialogue (Chrome, Safari, Firefox, Edge). Conseils : marges « par défaut », échelle 100 %, arrière-plans activés pour la section QR. Si une page sort blanche sur Safari, utilisez le bouton du document plutôt que Cmd+P.